Как написать деловое письмо на английском языке

Поделиться:
Узнай свой уровень английского языка!

Деловое письмо – важная часть бизнес-общения и бюрократии. Английский язык в сфере деловой коммуникации очень последователен и упорядочен, и написать или понять английское формальное письмо значительно сложнее, чем обычное. В деловом письме используется особая лексика и грамматические конструкции, а его структура не терпит импровизаций.
Давайте разбираться, как написать деловое письмо на английском языке правильно.

Содержание:


Как написать деловое письмо на английском языке

Как начать письмо

Обратите внимание, что так называемая «шапка» письма в деловом английском всегда выровнена по левому краю страницы.

Первое, с чего начинается любая деловая переписка на английском, – это информации о компании отправителя. Поместите на отдельных строках название компании и ее адрес. Если вы пишите от лица ИП или независимого подрядчика, вместо названия компании напишите просто имя автора письма.

После этого ставится пустая строка, а за ней – дата написания. В деловом письме дату принято писать полностью: месяц, день и год (именно в такой последовательности). Месяц пишется прописью, а не цифрами. Например: July 30 2016.

Третий обязательный компонент делового письма – информация об адресате. Укажите полное имя получателя, его должность, название компании и адрес. При необходимости добавьте идентификационный номер. Каждый пункт – на отдельной строке.

Только после этого настает очередь приветствия. Приветствие – это показатель уважения к другому участнику переписки. Его выбор зависит от многих факторов: знаете вы адресата или нет; если знаете, то насколько хорошо вы знакомы и какой характер носят ваши отношения – только формальный или еще и дружеский. В деловой переписке на английском языке предусмотрены слова и фразы приветствия для каждой из таких ситуаций:

To Whom It May Concern. Дословно – «тем, кого это касается». Это приветствие используется только в случае, если вы не знаете, кому конкретно пишете.

Dear Sir/Madam. Поздоровайтесь так с тем, кого плохо знаете; это универсальное приветствие.

Dear Dr. [фамилия]. Так вы можете обратиться к участнику переписки по его должности и фамилии.

Dear [имя]. Если вы хорошо знакомы с адресатом делового письма, можете обратиться к нему по имени.

Dear [имя + фамилия]. Если вы не уверены, какого пола получатель, обратитесь к нему по имени и фамилии.

После приветствия переходите непосредственно к сути вопроса и помните, что в английском языке после обращения ставится двоеточие, а не запятая.

Как написать деловое письмо на английском языке

Как закончить письмо

Заканчивать официальное письмо в английском языке следует несколькими обязательными фразами, которые стоят в строгой последовательности.

Сначала попрощайтесь. Слова, которые вы для этого используете, также служат показателем вашего отношения к адресату. В завершении делового письма используют следующие фразы:

Yours sincerely / Sincerely – Искренне Ваш. Это стандартное прощание, которое подходит для любого случая.

Cordially – Сердечно Ваш.

Respectfully – С уважением.

Regards – С уважением.

All the best / Best wishes – С наилучшими пожеланиями. Это уже более неформальные, но все еще допустимые в официальной переписке варианты.

После прощания ставится запятая, а затем следует подпись. Если вы пишите бумажное письмо, распишитесь и поставьте свои инициалы. Если же это электронное письмо, будет достаточно вашего имени и фамилии.

Далее напишите свою должность (если есть) и контакты (телефон, e-mail, соц.сети). Каждый пункт – на отдельной строке.

Фразы делового английского


I am contacting you for the following reason… – Я связываюсь с Вами по следующей причине…

I would be interested in (obtaining / receiving)… – Я заинтересован в получении/приобретении…

Thank you for contacting us – Благодарим Вас за обращение к нам.

With reference to our telephone conversation yesterday… – Ссылаясь на наш телефонный разговор вчера…

I would like to confirm the order – Я бы хотел подтвердить заказ.

Further to our meeting last week… – В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…

I would like to confirm the main points we discussed – Я хотел бы подтвердить основные пункты нашего обсуждения.

We would appreciate it if you would… – Мы были бы признательны, если бы Вы…

I would be grateful if you could… – Я был бы признателен, если бы Вы могли…

Could you please send me… – Не могли бы Вы прислать мне…

I would appreciate your immediate attention to this matter – Буду признателен Вам за немедленное внимание к этому вопросу.

We are pleased to announce that… – Мы рады объявить, что…

I am delighted to inform you that… – Я рад сообщить Вам, что…

You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…

We regret to inform you that… – Мы с сожалением сообщаем Вам, что…

I’m afraid it would not be possible – Я боюсь, что это не представляется возможным.

Unfortunately we are unable to… – К сожалению, мы не можем…

After careful consideration we have decided (not) to… – После тщательного рассмотрения мы решили (не)…

Как написать деловое письмо на английском языке

Пример делового письма

Culture, Inc.
73 Washington Street
Austin, Texas 78701

14 February 2017

Mr. John Wick
Manager of Sales Department
Great Books, Inc.
35 Red River Street
Austin, Texas 78701

Dear Mr. Wick:

It was a pleasure talking to you at the meeting in January. With reference to our last conversation, I sincerely believe that the new book produced by Culture, Inc. can greatly increase your sales. If you don’t mind, I would like to bring the author of our new book and our marketer along with me to meet with you at Great Books, Inc. We would like to give you an overview of the contents of our book and discuss with you the marketing strategy.

Our marketer wants to meet you in person to demonstrate all the advantages of the book. We are available to meet anytime next to or further week. Please feel free to call me or text me if you have any questions or comments.

Respectfully,
Michael Johnson

Senior Manager of Culture, Inc.

731-8796

m.johnson@cultureinc.com

Видео о том, как писать деловые письма на английском языке:

А теперь проверь себя и пройди тест на определение уровня английского языка:

Подпишитесь на еженедельную рассылку GuruEnglish Weekly
Получайте бесплатные учебные материалы по английскому языку
УжасноПлохоХорошоНормальноОтлично (3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Запишись на бесплатный урок английского в Skyeng
Составим персональную программу и подберем преподавателя
  • 420
    Преподавателей в штате
  • 4 500
    Учеников учатся сейчас
  • 340 000
    Уроков успешно проведено

Отправьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами.